高専カンファレンス in 沼津を終えて後編

2010年12月18日に行われた「高専カンファレンス in 沼津」についてのエントリーです。

開催までの道のり

開催のためにやることはたくさんあります。
時間軸に沿って順に挙げていくとこんな感じでしょうか。

前提として地方開催で会場は学校の敷地内とします。

仲間集め
学校との媒をしてくださる教官を探す
地方開催の実行委員会としての体制を確立
ポスターデザイン作成開始
教官を介した学校側への周知
教官を介して学校開催の許可を頂く（口頭ベース）
カンファレンスで使用する施設を仮決め（学校の施設使用許可を取るため）
施設使用許可のお願いを学校に提出（書類ベース）
高専カンファレンス Wikiへのページ追加
カンファレンスの中身の検討
WikiやTwitterでの開催告知
懇親会の内容検討
参加者募集の準備（窓口準備）
発表者募集
参加者募集
寮での告知
寮でのカンファレンス説明会開催
ポスターデザイン最終稿作成
ポスター作成の発注
グッズ作成
ポスター掲示
当日スタッフ募集（交通・受付など）
懇親会の費用見積もり
懇親会の発注手続き（業者などに依頼する場合）
ネットワークインフラの確認
会場の電源設備の確認
当日必要になる借用物品の確認（プロジェクターやスクリーンなど）
タイムテーブル作成
タイムテーブルの調整
当日のスタッフ配置・役割の決定
会場を使ったリハーサル
機材借用
音響＆配信機材の接続確認
音響＆配信機材の設営
発表する人はスライド作成

この他の常時やることとして

Google Groupを使ったMLベースの連絡手段の構築＆運用
Skypeを使ったチャットベースの連絡手段の構築＆運用
Twitterでの広報活動
打ち合わせのための部屋を借りる
本番までの配信予行演習を会議Ustとして行う

などがあります。
この辺の情報はもう少し良い形にし、可能なら作成した書類なども含めて公開したいなと考えています。
（公開できるかどうかはまだ確認をとっていませんが…）

学校でやる理由

沼津開催では会場として学校の施設を借りるという選択を行いました。
なぜわざわざ学校でやるのか？その理由はひとつです。

「寮生（学寮で生活している学生）が参加しやすいから」

学外で開催してしまうと寮生が参加するための敷居がぐっと高くなってしまうのです。
もともと高専カンファレンスを行うにあたって、たくさんの学生に参加して欲しいという思いがありましたから、
学生が参加しづらくなることは避けたいという意図があります。

カンファレンス開催当日

当日は私はほとんどずっと写真を撮っていただけで、あまり仕事らしい仕事はしていませんでした。
優秀なスタッフのみんなが頑張ってくれたおかげですね。ありがとうございます。

写真を取ることに夢中になりすぎてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
本当にあっという間でした…。
発表者のみなさんとろくにお話もできずに終わってしまいました。
せっかく運営側にいたのにもったいないことをしました。
また次回や別の開催でお会いできたらお話させてください。

参加者のみなさんへ

「高専カンファレンス in 沼津」へご参加いただきありがとうございました。
高専カンファレンスは運営がお皿を用意し、発表者が料理を作り、参加者が盛り付けを行って完成します。
沼津でのカンファレンスが無事開催できたのも、みなさんのご協力があったおかげです。
今後の開催でも「自重を自重」する皆様のご参加を期待しております。

運営スタッフへ

みんなと出会って約半年間。
ほんのちょっと前まで顔も知らない誰かだったみんなが、
カンファレンスを通して繋がっていくことはとても素晴らしいものだと思います。
隔週で打ち合わせするという無茶苦茶に付き合ってもらったり、
仕事をどんどん押し付けたにも関わらず一生懸命に取り組んでくれたり、
みなさんには本当にお世話になりっぱなしでした。
ありがとうございました。

「高専カンファレンス in 沼津」を通して、みなさんの手元に何かが残ってくれていたら幸いです。

おわり